國網(wǎng)黑龍江黑河供電全面規(guī)范開展檔案數(shù)字化管理
來源：中國能源新聞網(wǎng) 時間：2023-11-14 16:45
中國能源新聞網(wǎng)訊（梁金韜）在實施“數(shù)字化”企業(yè)建設過程中，國網(wǎng)黑龍江黑河供電公司為加強檔案資料管理，將多年來涉及企業(yè)及員工的具有保存價值的文件、獎狀、獎杯、錦旗等采用拍攝、掃描等進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在硬盤、光盤等載體上的數(shù)字文件，并按照實物檔案的內(nèi)在聯(lián)系，規(guī)范建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字文件的關聯(lián)關系，具有存儲、管理、共享等功能。
一是實現(xiàn)組織規(guī)范。對檔案數(shù)字化工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施、協(xié)調(diào)管理、安全保障、技術保障、監(jiān)督檢查、成果驗收等，確保數(shù)字化工作的順利開展。二是實現(xiàn)人員規(guī)范。為有效推動檔案數(shù)字化管理，國網(wǎng)黑河供電公司配備了熟悉檔案業(yè)務并具有較高的調(diào)查研究水平和良好的組織領導能力的專職管理人員，熟悉相關標準規(guī)范并能夠為實物檔案數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)提供技術支持的兼職技術人員，掌握一定數(shù)字化基礎知識并熟悉本職工作的操作人員等。三是實現(xiàn)流程規(guī)范。開辟了檔案數(shù)字化專用加工場地，配置了相關設備設施并進行合理布局，形成了檔案存放、數(shù)字化前處理、檔案著錄、數(shù)字化采集、影像處理、質(zhì)量檢查等工作區(qū)域和相關流程。四是實現(xiàn)采集規(guī)范。在數(shù)字化過程中，注重保存數(shù)字化項目信息、技術環(huán)境、數(shù)字化各類技術參數(shù)等方面的元數(shù)據(jù)。數(shù)字化前對破損的材料進行剪切、修復技術加工，使材料更加完整；數(shù)字化時注重細節(jié)，力求程序規(guī)范，對每一個環(huán)節(jié)、每一道工序的技術要點、注意事項都作出明確的規(guī)定。數(shù)字化錄入后，由檔案管理人員對數(shù)字文件進行審核，確保無遺漏、重復錄入等情況，杜絕不清楚、無法辨認的數(shù)字文件，確保真實反映實物檔案的有關信息，最大限度地展現(xiàn)檔案原貌。四是實現(xiàn)驗收規(guī)范。制定落實了檔案數(shù)字化驗收標準，主要檢查數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容、格式等的準確程度、必填項是否填寫等，確保應檢率達到100%，檢驗合格率達到100%。
通過科學規(guī)范的管理，目前該公司已經(jīng)將18695份文件、385件實物、932個特殊載體（聲像）等檔案全部實現(xiàn)“數(shù)字化”，相關工作正在持續(xù)推進中。檔案數(shù)字化后，原有的實物檔案可以有效保存起來，避免了經(jīng)常查閱帶來的損傷，又方便了統(tǒng)計和進行遠程查詢，使得查閱檔案更加準確快捷，數(shù)據(jù)備份更為快速全面，存儲空間更為精巧靈活，日常維護更為方便安全，節(jié)省了保管設備和人員方面開支，推動企業(yè)“數(shù)字化”“精益化”管理水平“雙提升”，得到省市級檔案管理部門的一致好評。
責任編輯：江蓬新
校對：楊娜
